Un número de identificación del contribuyente —o TIN, por sus siglas en inglés— es el número que el IRS utiliza para asociar los ingresos con el contribuyente correcto.
Dependiendo del beneficiario del pago, puede tratarse de:
– Número de Seguro Social (SSN)
– Número de identificación del empleador (EIN)
– Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)
El programa de TIN Matching del IRS permite a los pagadores elegibles confirmar que la combinación del nombre legal y el TIN del beneficiario coincide con los registros del IRS antes de presentar los formularios 1099 durante la próxima temporada de impuestos.
¿Quién es responsable de cumplir con las normas?
El negocio que realiza el pago es el pagador. El contratista, proveedor, arrendador, abogado u otra persona que recibe el pago es el beneficiario.
Por lo general, el pagador es responsable de:
– Solicitar un formulario W-9 debidamente completado.
– Determinar si el pago debe declararse.
– Presentar el formulario 1099 correspondiente.
– Declarar el nombre legal correcto y el TIN del beneficiario.
– Aplicar la retención de respaldo (backup withholding) cuando sea legalmente obligatorio.
– Responder adecuadamente a una notificación del IRS sobre discrepancias en los datos.
El beneficiario es responsable de:
Proporcionar su nombre legal correcto, clasificación fiscal federal, dirección y TIN, así como de certificar que la información es correcta.
Cómo funciona el TIN Matching
Antes de presentar un formulario 1099, un pagador elegible o un agente autorizado envía el nombre y el TIN del beneficiario a través del servicio de TIN Matching del IRS.
El sistema confirma si la combinación coincide con los registros del IRS. No revela el TIN de una persona, no verifica la identidad, no determina el estatus migratorio y tampoco confirma si alguien está autorizado para trabajar.
Una discrepancia puede ocurrir debido a:
– Un error tipográfico
– El uso de un nombre comercial en lugar del nombre legal
– Un cambio de nombre reciente
– Un SSN, EIN o ITIN incorrecto
– Una clasificación fiscal errónea
– Un EIN emitido recientemente que aún no se ha actualizado en los sistemas del IRS
Proceso de cumplimiento recomendado
Los negocios podrían seguir este flujo de trabajo:
1. Recopilar el formulario W-9 antes de realizar el primer pago. No espere hasta enero o hasta que ya se le haya pagado al contratista.
2. Revisar que el formulario esté completo. Confirmar que incluya el nombre legal, el nombre comercial (cuando corresponda), la clasificación fiscal federal, la dirección, el TIN y la certificación requerida.
3. Verificar la combinación de nombre y TIN a través del servicio de coincidencia de TIN del IRS. Corrija las discrepancias antes de presentar la declaración informativa.
4. Documente el resultado. Conserve el Formulario W-9, la confirmación de la coincidencia y la correspondencia relacionada en los registros del proveedor.
¿Qué sucede cuando no se tiene el TIN o este es incorrecto?
Conforme a la Sección 3406 del Código de Rentas Internas (Internal Revenue Code), ciertos pagos sujetos a declaración pueden quedar sujetos a una retención de respaldo del 24 % cuando:
– El beneficiario del pago no proporciona un TIN o se niega a hacerlo.
– El TIN es evidentemente incorrecto.
– El IRS notifica al pagador que el nombre y el TIN no coinciden.
– El IRS ordena al pagador que efectúe la retención por otro motivo aplicable.
El pagador deduce el 24 % de los pagos futuros que cumplan los requisitos, deposita el impuesto ante el IRS y lo declara en el Formulario 945 y en el Formulario 1099 correspondiente.
La retención de respaldo no es un impuesto adicional. El beneficiario del pago puede reclamar dicho monto como impuesto federal retenido al presentar su declaración de impuestos sobre la renta.
NOTA: TIN Matching es un control preventivo importante; sin embargo, realizar dicha verificación no exime de la obligación de recopilar el Formulario W-9 ni de determinar si se requiere presentar un Formulario 1099.